Masterclass 2: Een Kanban Systeem
Het woord Kanban komt uit Japan (kan = visueel en ban = bord of kaart).
Een kanban is dus een visueel systeem dat je kan gebruiken om taken inzichtelijk te maken en flow te creëren in je werk.
Kortom, het is een interactief middel dat je kan gebruiken om procesgewijs taken of oefeningen uit te voeren.
Hoe werkt een Kanban Systeem?
Een Kanban systeem is een workflow. Van links naar rechts zijn de kolommen de status waar een taak in kan staat.
To do - de taak is nog niet uitgevoerd.
Doing - de taak is in uitvoering.
Done - de taak is uitgevoerd.
Het is een uiterst simpel maar effectief middel om herhalend werk als proces uit te voeren. Daarnaast zitten er ook wat regels maar ook vrijheden in Kanban.
-
- Je kan bijvoorbeeld zelf kiezen welke post its je doet in welke volgorde.
- Je kan maar maximaal 2 post its in 'Doing' hebben staan. Dit heet ook wel een WIP limiet (work in progress). Zo focus je je eerst op taken afmaken voordat je nieuwe taken op doing zet.
- Je kan ook iedere taak punten geven om te streven naar een minimale score per dag, zoals te zien in het plaatje hieronder.
In dit geval is het kanban bord afgesteld op iemand die meer wil bewegen en dit wil integreren in zijn dagelijkse leefstijl.
Een score per dag bepalen
Op het plaatje hierboven is te zien dat er 3 taken al zijn uitgevoerd (3x15 pushups / 2x20 bicep curls / 2x20 tricep extensies). In totaal geeft ons dat 5 punten.
De twee taken die nog in doing staan zijn de plank en de 2x6 pull-ups. Als we deze ook doen komen we op 8 punten in totaal.
Als ons streven is om minimaal 10 punten per traindag te bereiken (zeg 3 dagen in de week), dan kunnen we bijvoorbeeld nog de 2x20 lunges erbij doen ter waarde van 2 punten. Op deze manier bind je een score aan je prestaties en kan je op den duur een overzicht creëren van het aantal punten dat je per training doet.
De truc is natuurlijk om het uitdagend en leuk te houden, waarbij je streeft naar een lekker gevoel en de motivatie om de volgende keer misschien een punt of twee meer te doen.
Iedere dag 1% beter
Zodra je start met een Kanban systeem zal niet alles direct goed gaan. Je zal gaandeweg moeten leren hoe je het beste je taken kan omschrijven, of je minuten rekent, en welke triggers je gebruikt om te starten met iedere taak.
Kortom, het is een proces van constant plannen, doen, checken en acteren (het opnieuw uitvoeren). Op deze manier creër je een feedback loop waarmee je op zoek kan gaan naar de 1% verbetering.
Want uiteindelijk is dit waar het om draait; een systeem hanteren waarmee je flow in het proces behoudt en steeds beter de dingen doet die je wil doen. Ik hoop dat dit voorbeeld je dan ook concrete handvaten heeft gegeven om ook een systeem voor jezelf te gaan handhaven.